20、第 20 章 七月的第四 ...
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七月的第四个星期一，蒂娅把报告最后核对了一遍，才合上公文包。企业访谈记录、供应商比较、两种活动的初步报价和对场地限制的说明都齐了。另有一份薄得多的商业合作建议，夹在最下面。市府委托的是市场评估，不是替Punto Vivo寻找一份五年合同；这两件事，她准备在会议上说清楚。
上星期五，维托从英国打来电话，听她排过报告次序，先问了一句：“你打算怎么讲那些犹豫的企业？”
“先从有兴趣的开始。至少大家得知道，我们在研究什么生意。”
“那就把退缩的人和理由也讲清楚。”维托说，“别为了让报告好看，把那些意见藏起来。如果这个模式真的做起来，有些现在解决不了的需求，以后未必不能做。”
“我没有打算删。”蒂娅翻着笔记，“他们的理由，我记得比他们的名字还清楚。”
维托笑了一声。她知道他不是怀疑她的诚实。他想让她说的不只是一个漂亮的结论，而是一项值得继续投资、也确实有局限的生意。
市府会议室的百叶窗遮住了直射的阳光，长桌上的玻璃水瓶仍带着外面送进来时的凉意。熟悉的市议员坐在窗边，旁边是负责设施与行政审查的人员；俱乐部来了两名代表，上周向蒂娅介绍场地收费和使用限制的负责人也在。科蒂坐在靠门处，膝上搁着一本旧日程簿。维托昨天抵达帕尔马，今天坐在她右手边。
蒂娅起身，将第一份摘要递过去。
“我们认为，有几种活动值得试办。”她说，“建材企业希望把门窗、玻璃和材料样品带到一个有自然光的地方，让经销商看清实际效果；家具商希望在秋季新系列发布时，把展示和客户招待放在一起；有些企业则只需要一处体面的会议与餐饮空间，不必离开市区。”
她没有把口头兴趣写成订单，而是把受访企业分成三种：愿意讨论具体活动方案的，觉得有用但还需要价格或场地条件支持的，以及明确认为现阶段不合适的。
“已经愿意继续谈的企业，关心的是总费用、可使用的日期、进场安排，以及有人能不能替他们把餐饮和搬运统筹起来。”她换了一页，“还在犹豫的企业，主要担心两件事：第一，比饭店贵多少才值得；第二，展示品在球场搬进搬出，发生损坏时谁负责。”
俱乐部负责人低头看着表格。“不感兴趣的呢？”
“食品企业更愿意在厂内接待客户。包装机械厂认为，机器本身没有搬到球场的必要。还有一些企业，人数太少，租用这里未必划算。”蒂娅说，“这不表示他们没有活动需求，只是我们现在提供的场地和服务，不适合他们。如果以后能提供较小的空间，或只负责招待而不搬机器，其中一些客户还可以重新接触。”
市议员看向她。“你是在说，第一次不必把所有人都争取来？”
“第一次最好先服务确实有需要的人。”她答道，“否则客户花了钱，却没有得到比原来更好的体验，以后就更难说服别人。”
维托接过话题，简要介绍供应商评估结果。餐饮公司能提供不同人数的服务配置；搬运商愿意根据场地要求进行培训、预先勘查路线，并在活动结束后确认设备与场地恢复状况。科蒂指着图上的卸货口，提醒每一场仍要按具体日期核定车辆与人员。
“我们同意。”维托说，“共同程序是为了减少重复出错，不是让承包商拿着一张旧通行证就自行进场。”
市府人员随后询问了消防、用途及俱乐部现有场地使用约定。蒂娅把需进一步确认的事项一项项记录下来。她要求市府认可这份市场研究已回应原来的委托，并提供后续用途审查的明确路径；她没有要求市府承诺给Punto Vivo场地，也没有提出任何市府收入分成。
“场地仍归市府所有，”她说，“俱乐部依据现有约定管理和使用球场。我们的商业合作对象是俱乐部，能安排哪些空间、哪些日子，也必须以它确实拥有的权利为界。”
“你们认为这件事能赚钱？”市议员问。
“我认为有值得验证的市场。”蒂娅说，“但愿意继续谈，不等于已经付钱。真正的答案，要看客户是否接受报价，也要看第一场能否按承诺办好。”
她放下笔，心里稍稍松了一点。报告最容易讲的部分已经过去；接下来才轮到那些没有人会只凭热情答应的条件。
休息时，俱乐部负责人主动走到她身边。维托把商业合作建议摊在旁边的小桌上，纸页上的金额和比例比报告里的市场描述显得直白得多。
“上星期你们问了场地费，”对方说，“今天又告诉我们有市场。可这些企业还是没有正式订单。我为什么现在就答应五年？”
“我也不希望你只凭口头兴趣答应。”蒂娅说，“但我们要向客户确认十月日期，也要培训承包商。如果每一场都不知道下个月还有没有资格安排，我们不可能认真经营。”
“那么先签一年。”
蒂娅转头看了维托一眼。他没有替她回答，只把写着风险与绩效条款的一页转到她面前。
“可以。”她说，“第一年作为试行期。但如果我们完成约定目标，合作就自动延续后四年。这样我们才敢投入时间建立稳定的供应商和客户网络。”
“目标是什么？”
“五场。”她回答，“首个合同年度内，至少五场实际完成、付费的外部企业活动。不是五份意向书，也不是五个客户来问价格。”
对方想了片刻。“如果只办了四场？”
“第一年届满时，后四年就不自动生效。双方可以另外谈，但我们没有理由要求你继续把场地留给我们。”
“那若比赛改期，是我们临时取消了两场呢？”
维托这才开口：“这种情况得在合同里单列。俱乐部保有比赛优先权，但已确认的活动怎样改期、取消，哪些情形计入目标，必须写得公平。否则五场这个数字没有意义。”
俱乐部负责人点了点头，继续翻到费用那页。“你们已经向企业试过总报价。球场这边应该怎样收费？”
“我建议从每场活动的总包费用里划出百分之二十给俱乐部。”蒂娅说，“包括约定区域的场地使用、科蒂这边需要配合的工作人员，以及正常布置和撤场后的清洁。Punto Vivo收百分之十的统筹费，负责找客户、协调供应商、控制进度和现场执行。餐饮、搬运另按项目预算支付，剩下的钱留作预备金。”
“百分之二十太低。”
“你希望多少？”
“二十五。”
她把两组比例写在报价单空白处。增加的五个百分点，必须放回整场活动里重新核算，而不是从Punto Vivo的统筹费里随意扣掉。她想起那家家具商问过的话：如果柜子在搬运途中碰坏了，谁负责？每场活动的布置、搬运和人手都有差异，预备金不可能只剩一个好看的数字。
“二十五可以作为我们谈合同的比例。”她说，“但这个比例得包括刚才说的场地、人手与约定清洁。不能活动结束以后，再向客户补一张日常清洁费的账单。超出正常服务范围的要求，我们另做报价，先让客户同意。”
“场地大一点，清洁的人也会多。”对方说。
“所以每场活动都要按规模估预算。”蒂娅回答，“我们会把供应商的费用和预备金一起算进去。面积更大、流程更复杂，报价也会相应调整。俱乐部的工作范围先说清楚，我们才有办法向企业报一个可信的总价。”
维托把一张简短的费用示例推过去。蒂娅没有展示各家供应商的内部报价，只说明同一笔总价如何分给场地服务、外包执行、统筹和应急支出。俱乐部负责人盯着那张纸看了一会儿。
“那我们自己的赞助商晚宴呢？难道还得付一笔百分之二十五给自己？”
“不用。”蒂娅说，“如果由俱乐部自己主办和出钱，场地这部分不再向你们收取百分之二十五。我们可以按实际外包成本，加一笔较低的管理费替你们统筹；预备金也可以比陌生企业的活动少一些，因为场地和人员比较熟悉。当然，如果另加人手或有特殊清洁，实际支出还是要先算清楚。”
“如果是赞助商自己出钱，把这里当成商业发布场地？”
“那就是外部商业活动，按正常总包报价计算。区别在于谁主办、谁付款，不是名片上有没有俱乐部的标志。”
对方把笔搁在桌上。“这样我能向俱乐部解释。”
他们在纸上把百分之二十五及其包含的服务范围写进待审商业条款，连同第一年的五场门槛、逐年检讨和第四年的续约评估一起标注。那不是双方签过字的合同，任何比例都还要经过各自授权与律师审查，但至少不再是一句泛泛的“以后可以合作”。
“今天主要是确定合作意向。”蒂娅说，“细节我们可以让律师接着核对。市府需要审的用途和程序，也不能跳过。”
“我带回去交给负责签约的人。”俱乐部负责人回答，“如果他们认可，就按一年试行、达标延续四年的方式拟合同。正式批准之前，别替我们向客户保证日期。”
蒂娅答应了。离开会议室时，市府负责场地的人员还在与科蒂确认哪些区域需要追加资料。她把会议记录和合同意见分别放进两个文件夹。已经谈成的部分，不能混同于还待批准的部分；不过这一次，确实有了可以推动下一步的条件。
下午，科蒂带他们回到球场。办公室墙上的日程表用不同颜色标出主场比赛、场地维修和已经安排的活动，桌上还摆着一张十月日历。
“十月十日、十一日，有可能。”科蒂说，“国家队比赛周，本来就比普通联赛周有机会。但你们别只看这两天。”
他指着前一个周末和后一个周末。“这周赶上国家队比赛日，俱乐部的联赛安排没那么密，接下来又是客场，所以十日和十一日值得考虑。不过球场还有维护和日常管理的工作；哪天能进场、什么时候必须交还，得再向俱乐部确认。”
蒂娅看向两天日期两侧的空格。“如果展示在星期二、三，星期一要布置，星期三结束后要撤场，最晚星期四上午完成复原检查。”
“先按这个想，”科蒂说，“但还得看我们最后能够开放什么时间。场地不是饭店房间，不能订到了就整天由你们支配。”
维托问了仓储、夜间看管和清洁的安排。蒂娅记录下来，没有请科蒂当场替俱乐部承诺。离开前，她拿到一份标有可勘查区域和初步时段的说明，足够让客户认真考虑，却还不能当正式场地确认。
星期二，蒂娅带着两日活动方案拜访家具商。陈列室里，几把不同木色的椅子排在窗边，负责人将她带到一张长桌前，把新系列的样本册铺开。
“我们去年在饭店办过经销商招待，”他说，“吃饭没有问题，就是展示不够像样。这次有几件东西，得让他们亲手摸到。”
“那我们先从必须展示的产品开始。”蒂娅说，“其它可以用木材样板、照片和目录。我的报价包括两天场地使用的预计费用、展示布置、运输、餐饮、清洁及现场统筹。你们负责产品、经销商邀请和销售说明，我们负责把各项服务接起来。”
她递过去的是总包报价，没有展示俱乐部向Punto Vivo提供的内部条件。
对方看了几页，问的第一个问题是：“假如刮坏了柜子呢？”
“要在活动前确定每件样品的状态和负责搬运的人，运输与现场保护也会写进合同。”蒂娅说，“我们会先到场丈量，不会拿着样品去试哪道门能不能走。通道够宽，不代表转角搬运时不会碰撞；扶手、柜角、门框这些地方，要增加防撞包覆，必要时安排专人引导。”
“这样比较放心。”负责人说，“我们花了不少时间做这些表面处理。”
“另外还有一个限制。”她翻到宣传品那一页，“如果想把帕尔马俱乐部的队徽印在邀请函或海报上，得先把设计交给俱乐部审核。他们的名称和标志不能因为活动办在球场，就由我们自由使用。”
负责人点头，让销售同事把这项也记在邀请函待办事项里。
两人讨论来宾人数、产品清单与一天或两天的差别，最后倾向把第一天留给主要经销商，第二天安排小范围洽谈。销售同事希望先在宣传品上印下十月十日、十一日，蒂娅把日期用铅笔写在会议纪要上，却没有交给他作为最终版本。
“这两天是优先争取的窗口。”她说，“我们跟俱乐部的合作合同还没有签好。先把活动内容、预算和准备条件对齐；等场地权利及日期确认，再正式签委托、付定金、发邀请函。”
负责人没有催她。“那你什么时候需要我们的样品尺寸？”
“七月底先对好，最晚八月第一周结束前必须定稿。”蒂娅回答，“Ferragosto （聖母升天節，八月十五日）前后，供应商和仓库不少人会休假。十月才展示，现在还来得及，但不能等到九月才发现要重新做包装。”
“我们仓库八月也排了轮休。”销售同事说，“我明天找他们核对。”
蒂娅把这件事写进纪要，随即请他们在星期五之前送来一份初步清单。她没有再解释节日的来历；在座的人都知道八月会有多少电话没人接。
星期三，搬运公司的现场主管和科蒂在指定室内区域会合，蒂娅也到了。他们没有带家具来，只拿着样品尺寸、卷尺和几张标注过的平面图，逐段查看卸货口、通道宽度、门槛与转角。主管在一处弯道蹲下来量过距离，说正常搬运没有问题，但长柜转向时容易擦到墙面，最好用加厚护角包好柜体，并在墙边加临时保护。
科蒂指着地面说：“这里的保护垫不能贴住安全出口标线。活动当天，人也不能堵在通道里等。”
蒂娅把两项要求记下，准备请搬运商据此更新报价。她原先还希望把另一组展示桌放在走道口，站在现场才发现会压缩客人的活动范围，于是当场划掉了那一组。真正需要确认的不是家具能不能穿过一道门，而是放进去以后，客人还能不能舒服地走动。
傍晚，她回到办公室，桌上已有家具商传真来的初步清单。她把现场丈量结果写在旁边，列出需要修改的包装与保护费用。电话响起时，她还在核对数字。
是俱乐部负责人。
“我们谈过了。”他说，“原则上接受一年试行、达到五场后延续四年的方案。外部商业活动总包价的百分之二十五，也可以作为合同条款的基础。但法律顾问要调整一些责任和取消条款。”
“那我们让双方律师直接核对。”蒂娅说。
“可以。你们那位英国合伙人明天还在帕尔马吧？”
“在。”
“我还要提醒你，场地的授权范围和市府审查结果必须写进合同。我们只能承诺自己有权安排的部分。”
“当然。”
他们挂断电话以后，蒂娅给维托打过去，将对方的意见逐条告诉他。维托听完先问的不是分成比例，而是第一年五场的起算日、因比赛调整而取消活动的处理，以及合同什么时候生效。
“律师都写在修改清单上了。”她说，“我下午发给你。”
“那我们争取先把合同签好。”
接下来的两天，双方律师核对了适用区域、活动优先次序、保险要求、使用时间与取消条件。第一年五场的标准被写成实际完成且已付费的外部商业活动；如果俱乐部依合同安排取消已确认日期，责任与目标计算另按约定处理。俱乐部保留足球活动优先安排，Punto Vivo不拥有整座球场的独家使用权。双方仍须按具体活动落实用途、安全与必要的行政程序。
星期五下午，授权代表签妥了附有这些条件的框架合同。先执行一年；达到约定五场门槛，合作按条款延续四年，否则第一年届满不再自动继续。日常绩效每年检讨，第四年再讨论之后是否续约。签字不能替代每场活动的具体场地确认，更不能免去市府尚需完成的审查，但Punto Vivo终于有了可以正式向客户承诺提供协调服务的合作基础。
蒂娅把签好的文件送回办公室，随即给家具商传真了一份更新后的活动条件：十月十日、十一日作为申请中的优先日期，正式委托仍以该活动的使用时段、所需审查与客户确认的报价为条件。她没有要求对方当日付款，先约定下周一起核对完整样品清单、布置图和最终合同。
最后一通电话是打给科蒂的。
“我们签了。”她说。
“我知道，俱乐部刚通知我。”科蒂回答，“所以你现在要开始让我忙了？”
“可能。不过我们已经量过场地，最麻烦的柜子也不准备碰墙。”
“我希望那不只是说说。”
她笑了。“下周把防撞和复原安排给你看。”
挂断电话后，蒂娅在十月十日和十一日旁边写上家具商的名字，没有把铅笔换成墨水。日期还得逐项确认，可这一周以前，她连凭什么向客户提出长期安排都没有把握。现在，至少有人愿意把机会留给Punto Vivo，也愿意按实际办出的活动检验它。
而这一次，她知道自己需要做到的不只是争取第一场，还得在一年里办成另外四场。
作者有话说
第20章 第 20 章
