《长夏有梦》南纬三十三

38、第二遍 职位说明之

　　周一早上八点十九分，Linda已经坐在办公室里。

　　她刚把两项预付款调整复核完，文件放在夏梦桌边，手边那杯咖啡只喝了一半。

　　陈嘉怡从座位上探出头，“你女儿彻底好了？”

　　“早好了。”Linda说，“周末还在家里嫌我不让她出去玩。”

　　“那就行。”

　　Linda打开当天的付款日历。上周她临时离开办公室以后，付款批次按替代审批安排完成，两项预付款没有因为她不在就被匆忙处理，重复付款的供应商也已经由陈嘉怡跟进。

　　她回来以后，没有把已经分出去的工作重新拿回手里。

　　陈嘉怡将一份文件递过去，“软件供应商开credit note了。”

　　Linda接过来。那笔一千八百六十澳元的重复付款仍然留在供应商账户中，对方暂时不愿主动退款，但已经正式开具贷项通知单。

　　“他们怎么说？”

　　“下个月合同到期，如果我们续费，可以书面同意抵扣。如果不续，我再要求退款。”

　　“谁负责确认续费？”

　　“业务部门。”

　　“谁跟？”

　　“我。”

　　“什么时候？”

　　“周五以前。”

　　Linda核对供应商名称、原始发票号码和贷项金额，在复核栏签字。“那周五以前这笔不要关闭。”

　　“好。”陈嘉怡接过文件，把周五的跟进日期记进自己的任务表，没有再把后续邮件推回给Linda。

　　夏梦坐在旁边继续处理银行对账。

　　办公室里很安静，打印机隔一会儿响一次，财务邮箱不断弹出新邮件。

　　上周Linda临时离开以后留下的那些事项，现在已经各自回到了对应的人手里。

　　上午八点四十五分，夏梦收到一封内部会议邀请。

　　标题是：Probation Check-in – Meng Xia（试用期阶段沟通——夏梦。）

　　时间在下午四点，参会人只有嘉恒总经理和Linda。

　　她看着邀请停了一会儿，还是下意识打开了最近几周的工作记录。

　　发票录入有没有出现错误，付款批次有没有遗漏，银行对账的公式范围是否全部修正，供应商主数据整改还有多少未完成事项。
　　她甚至又点开应付账款账龄表，确认上周两封供应商催款邮件都已经回复。

　　陈嘉怡拿着一叠发票从旁边经过，看见她屏幕上同时开着几个窗口。“你在查什么？”

　　“下午试用期check-in。”

　　“今天？”

　　“嗯。”

　　“那你为什么已经开始像准备重新面试了？”

　　夏梦关掉其中一个窗口，“我只是看看最近有没有漏什么。”

　　“你再看三遍，也不会凭空多出一张没录的发票。”

　　夏梦抬头，“谢谢安慰。”

　　“不客气。”

　　陈嘉怡把文件放进扫描仪，“你最近事情确实多了不少，不过。”

　　“做得多又不代表做得好。”

　　“那也不至于今天突然把你辞了。”

　　“我没说会辞。”

　　“你刚才那个脸差不多。”

　　夏梦看了她两秒，把已经核对过的几个页面一个个关掉。

　　下午会说什么，她现在猜不出来，继续翻表格也不会提前知道答案。

　　九点零五分，IT把重复发票提醒规则的第二轮测试结果发给了财务团队。

　　第一轮一共出现四十三条提醒，第二轮缩减到十五条。

　　三笔已知的重复发票仍然全部被识别出来，其余十二条则包括固定租金、订阅费用、分批服务发票和冲销后重新开具的替代发票。

　　陈嘉怡把测试结果拖到第二块屏幕，“十五条。”

　　Linda问：“过去三个月？”

　　“对。”

　　“换算下来每周多少？”

　　“三到五条。”

　　“能处理？”

　　“能。”陈嘉怡说，“普通的看一下发票和附件就行。复杂一点的要翻合同或者credit note。”

　　Linda转向IT管理员，“这版会自动挡住付款吗？”

　　“不会。现在只是warning。”

　　“那先不要做automatic block。”

　　IT管理员点头，“先开给AP试四周？”

　　“可以。”Linda说，“四周以后看实际提醒数量，还有有没有漏掉真实重复项。”

　　陈嘉怡问：“提醒出来以后谁处理？”

　　Linda没有回答，示意她自己说。

　　陈嘉怡想了一下。“录入的人先检查。到付款批次的时候，如果还有没解释清楚的提醒，准备付款的人再检查一次。”

　　“还解释不了呢？”

　　“先不付。”

　　“谁解除？”

　　“你，或者当天指定的复核人。”

　　Linda点头，“写进流程。”

　　陈嘉怡低头修改文件。

　　夏梦在旁边看了一会儿，问：“固定租金这种每个月都会弹？”

　　IT管理员说：“目前会。”

　　“那能不能标记成已确认的周期□□易？”

　　“可以做，但别一开始就排除。”Linda说，“先看看四周的数据。别为了让提醒变少，把真的异常也一起藏掉。”

　　“好。”

　　十点前，第二版规则进入内部试用。没有新系统，也没有复杂的开发。

　　只是嘉恒现有软件里多了一条提醒，让录入和付款的人在看见相似发票时，多检查一次。

　　上午九点半，嘉恒与Veridian的周度整改会议开始。这次双方讨论的仍然是原有整改范围内的供应商银行资料、权限和主数据清理。

　　南十字物流的首次付款测试已经关闭，没有再占用会议时间。

　　目前还剩十家中风险供应商。其中六家等待嘉恒内部业务部门补充独立联系人资料，两家等待IT冻结旧供应商档案，另外两家需要管理层决定是否继续保留。

　　Veridian项目经理翻到进度表最后一页。“如果周五把十家全部逐项过一遍，会议可能会超过五点。嘉恒这边方便延长吗？”

　　Linda看了一眼自己的日历，“我们这边最晚五点结束。”

　　“那剩余的需要另外约吗？”

　　周砚深翻了翻清单，“我觉得没必要全部拿到会上。”

　　项目经理看向他，“六家现在只是等嘉恒内部资料，两家等IT处理。这些没有新判断需要双方讨论。”

　　Linda问：“真正需要讨论的是最后两家？”

　　“对。”

　　其中一家供应商已经两年没有交易，却仍保留有效银行资料和开放采购权限。另一家还有一张未完成的采购订单，但业务部门正在考虑终止合作。

　　周砚深说：“这两项如果嘉恒周五前能把内部意见整理出来，我们在会上把处理原则确认清楚就够了。”

　　Linda点头，“可以。”

　　她看向夏梦，“周五三点前把两家的现状、未完成事项和业务部门意见整理给我。”

　　“好。”

　　Veridian项目经理问：“其他八家我们就按实际状态写进周报？”

　　“对。”Linda说，“完成多少写多少。”

　　会议没有再延长。

　　后面一项是供应商档案冻结后的访问限制。Veridian希望确认，档案被设为inactive以后，普通AP账号是否仍然能够重新激活或者修改银行资料。

　　IT已经准备了一组测试截图。夏梦负责说明嘉恒这边的操作结果。

　　“普通AP账号可以查看历史信息，但不能重新启用，也不能修改银行字段。”

　　Veridian内控经理问：“如果需要恢复供应商呢？”

　　“先由业务部门重新确认合作需求，再由Linda或总经理批准IT恢复。”

　　“原来的银行资料会自动继续使用？”

　　“不会。”夏梦说，“重新启用以后，如果需要付款，银行资料仍然要重新核验。”

　　周砚深问：“这个步骤已经写进嘉恒自己的流程了吗？”

　　“Linda上周确认过版本，IT今天会更新最终截图。”

　　“那我们这边等最终证据归档就可以。”

　　他没有再往下问，夏梦切到下一页。

　　会议在十点十六分结束。

　　其他人陆续退出以后，Linda先去接另一个电话。夏梦还在整理会议记录，周砚深没有立即离开。

　　“Meng。”

　　“嗯？”

　　“刚才第二家供应商的open purchase order，金额确定了吗？”

　　夏梦翻回那一页，“目前剩一万一千八百澳元，但业务部门还没确认是不是全部需要交付。”

　　“那周五材料里最好把这个分开。”

　　“采购订单总额和预计实际履约金额？”

　　“对。”周砚深说，“不然只看open PO，会让人以为整笔都还是实际风险。”

　　夏梦记了一笔，“我先跟采购那边确认。”

　　“好。”

　　他说完便退出会议，没有其他话。

　　中午十二点半，林知夏发来消息，“周五还算数吗？”

　　夏梦回复：“算数。”

　　“六点半？”

　　“可以。”

　　“那我订位。”

　　不到两分钟，她又发来一张绩效反馈截图。

　　其中一项写着：Technically reliable, but needs greater visibility in client-facing discussions.（专业能力可靠，但需要在面向客户的讨论中提高可见度。）

　　夏梦问：“结果怎么样？”

　　“评级还行，晋升不确定。”

　　紧接着又是一条，“经理让我下周在客户结账会上讲inventory和provisions。我做了三个月底稿，终于获得十分钟说话时间。”
　　“你准备讲什么？”

　　“项目背景、客户业务、审计范围、inventory问题、provision变化、去年发现的问题、今年做了什么，还有客户为什么一直不给资料。”

　　林知夏一口气发了好几条。

　　夏梦看完。“你只有十分钟？”

　　“对。”

　　“那你最想让客户听完记住什么？”

　　过了一会儿，林知夏回复：“问题是什么。”

　　“影响是什么。”

　　“还有他们要确认什么。”

　　“那先讲这三个。”

　　“背景呢？”

　　“问到再讲。”

　　林知夏发来一个捂脸的表情，“我刚刚写了十五页。”

　　“删。”

　　“你好狠。”

　　“十分钟。”

　　“你最近是不是开会开太多了？”

　　“有可能。”

　　“但这招有用。”

　　夏梦笑了一下。

　　又过了一会儿，林知夏问：“你最近还唱歌吗？”

　　夏梦盯着那句话，随后打开周六刚建立的匿名账号，把四十七秒的音频链接复制过去。

　　发送以前，她加了一句：“别转发。”

　　林知夏没有马上回复。三分钟后，语音电话打了进来。

　　夏梦拿着手机去了楼下休息区。

　　电话一接通，林知夏就说：“你终于把麦克风翻出来了？”

　　“嗯。”

　　“就这一段？”

　　“目前。”

　　“账号也是新建的？”

　　“嗯，不露脸，也没用真名。”

　　“程雾知道？”

　　“知道。”

　　“陆祈安呢？”

　　“不知道。”

　　电话那边安静了两秒。

　　林知夏问：“你们最近怎么样？”

　　夏梦靠在窗边，楼下停车场里有辆货车正在倒车，提示音隔着玻璃一下接一下。

　　“分手了。”

　　这次对面安静得更久。

　　“什么时候？”

　　“差不多两周多了。”

　　“你怎么没告诉我？”

　　“刚分的时候不知道怎么说。”

　　“现在知道了？”

　　“现在你问了。”

　　林知夏轻轻叹了口气，“你提的？”

　　“嗯。”

　　“想清楚了？”

　　“想清楚了。”

　　她没有说“早就该分”，也没有追问谁对谁错。

　　先问的是：“住的地方没问题吧？”

　　“没问题。”

　　“钱够吗？”

　　“够。”

　　“最近有好好吃饭吗？”

　　“有。”

　　“那就行。”

　　林知夏顿了一下，“周五见面再说。你想讲就讲，不想讲我们就吃饭。”

　　“好。”

　　“还有，音频我不会转。”

　　“嗯。”

　　“不过确实比大学毕业那阵子唱得好。”

　　“你不是说我很久没唱了吗？”

　　“所以我本来打算说得客气一点。”林知夏说，“结果发现不用。”

　　夏梦笑出声。

　　挂掉电话以后，她又点开那条音频看了一眼，播放量依旧不高。

　　程雾知道，现在林知夏也知道。都是她自己告诉的。

　　下午四点，试用期阶段沟通准时开始。

　　嘉恒总经理坐在会议桌另一侧，Linda带着夏梦最初的职位说明和最近一个月的工作记录。

　　第一页还是AP Officer入职时的职责。发票录入，供应商对账，付款批次准备，应付账款账龄维护。

　　第二页增加了不少内容。银行对账，预付款底稿，供应商主数据整改，权限证据整理，控制测试支持，联合项目会议和每周状态更新。

　　总经理翻到第二页。“你最近实际参与的东西确实比一开始多。”

　　夏梦问：“这些是整改期间的临时安排，还是以后都会保留？”

　　Linda回答：“和Veridian合作的项目还有三周。项目结束以后，主数据整改和证据追踪不会继续占这么多时间。”

　　“银行对账和预付款呢？”

　　“会保留。以后每个月都参与。”

　　“付款审批？”

　　“不会。”

　　Linda说：“你可以准备付款、核对资料、发现异常以后提出问题，但你没有审批权限。”

　　“如果以后人手不够呢？”

　　“也不会因为人手不够，就让准备付款的人自己批准。”

　　夏梦点头，“我的试用期具体看什么？”

　　总经理说：“准确性、学习速度、沟通，还有团队适应。”

　　“整改项目如果没有全部结束，会影响吗？”

　　“不会按关闭多少项目算。”Linda说，“很多事项根本不是由你决定。”

　　“那主要看什么？”

　　“你自己负责的东西有没有做准确。发现问题以后有没有及时提出来。正常AP工作有没有因为临时项目被放下。”

　　Linda翻了一页，“还有，你现在开始接触更多流程以后，能不能分清楚哪些事情可以自己处理，哪些必须找有权限的人。”

　　夏梦捏着文件边缘的手慢慢松开。这些要求并不轻松，但至少她知道评估标准是什么。

　　总经理说：“目前没有发现不适合继续任用的问题。”

　　不是提前通过试用期，距离正式评估也还有时间。

　　夏梦点头，“明白。”

　　Linda继续说：“接下来一个月，你除了AP，会开始接触员工报销、公司信用卡对账，还有BAS支持底稿。”

　　“BAS也是我做？”

　　“supporting schedules。”Linda说，“不是你review，更不是你提交。”

　　“好。”

　　“还有第二页这些。”

　　Linda点了一下职责记录，“现在写在这里，是因为你确实参与过。项目结束以后，我们会重新划分，不代表以后全是你的。”

　　总经理笑了一下，“小公司事情杂，确实能学得快。但什么都碰过，和什么都应该归你，是两回事。”

　　“明白。”

　　四点二十九分，会议结束，夏梦回到工位。

　　陈嘉怡立刻转过椅子，“怎么样？”

　　“正常。”

　　“什么叫正常？”

　　“没被辞。”

　　陈嘉怡看了她几秒。“我真想知道你下午进去以前到底脑补了什么。”

　　夏梦打开电脑，“很多。”

　　“看出来了。”

　　晚上九点四十，夏梦洗完澡，坐到书桌前。

　　匿名账号比早上多了十几个播放量，没有突然被推到很多人面前，也没有人留下很长的评价。只有一条陌生评论：“声音很适合夜里听。”

　　夏梦看了一会儿，没有回复。她把耳机戴上，重新打开录音软件。

　　还是那首歌，这一次，她把起音降了一点。

　　第一遍唱到副歌，有一句抢了拍。她拖回去重新听了一次，没继续。

　　第二遍顺了很多。

　　第三遍唱完以后，房间重新安静下来。

　　夏梦端起桌边的水，已经凉了。

　　手机正好亮起，林知夏发来一张重新整理过的汇报提纲。

　　第一页只剩三项：新增问题，当前影响，需要客户确认的事项。

　　下面还附了一句话：“十五页受苦史已删除。”

　　夏梦回复：“十分钟够了。”

　　“周五你请我吃甜品，补偿我的劳动成果。”

　　“那十五页不是废稿吗？”

　　“废稿也是劳动成果。”

　　“不是你请我？”

　　“我可以请饭，你请甜品。”

　　“成交。”林知夏发来一个握手表情。

　　夏梦把手机放回桌边，重新戴好耳机，她又唱了一遍。

　　这一次结束后，她没有继续录，只是把文件保存下来：Draft 02

　　她从头听了一遍，中间有一处换气不太稳，后面有一个字也没有咬得特别清楚。

　　夏梦没有再开下一遍。

　　发布按钮就在页面右下角，她看了一会儿，最后把窗口关掉。

　　今晚先留给自己听。