《站在山顶遗忘爱》东篱素人

7、第七章 进击的助理

　　助理和秘书虽然同在董办这个部门，本质上却是有区别的，进入腾辉制药集团后岑薇才知道，就像明星的助理和经纪人有高低级别之分一样，董秘比董助高出不知多少个级别。助理负责的工作更多是为董事长程明规划日程、准备会议、协助接待和安排他日常在公司的饮食等事务。而秘书，则是董事长在业务上的左膀右臂，负责各下属公司重大项目的进度督办，起草公司重要决议、董事长讲话等。总之在这家一人独资的民营企业里，秘书就像钦差大臣，助理则是高级打杂人员，秘书通常是公司培养了几年才能上岗的，助理却是不合适便随时换。
　　这对于一直从事行政事务的岑薇来说，也并不是一件难以接受的事情，至少现在是跟在集团最高领导身边打杂，他的待人接物、处事原则和解决问题的方法已经足够岑薇学习，至于业务上的工作自己也可以私下慢慢接触，近水楼台先得月，指不定哪天能从助理升为秘书，也不是没有可能的。
　　抱着这样的想法，每天早出晚归的岑薇一边高效地做好岗位本职工作，一边主动帮助部门同事完成一些简单的业务跟进事项。有时帮忙制作会议PPT，有时代为参加一些常规的业务例会，很快她便懂得了什么叫在研药、生物药、化学药、长效药、短效药等专业术语，也对公司的产品慢慢熟悉起来。从研发合作的高校、研究机构，到原料辅料供应商，再到药品代理商等整条业务链条上的角色，她都陆续接触到，并且每一个环节对公司有哪些利害关系也逐渐了解清楚了。岑薇的努力，让董办负责人肖一南总监很是欣慰，他没想到这个新人虽然有三四年工作经验，却比刚毕业的小姑娘还要积极，一个人干了差不多两个岗位的工作，而且几乎没有出现过大的差错。
　　每月5日是下属公司召开月度经营分析会的时间，这一天是董办秘书们的恐怖日，他们要奔波于16楼的总部与13—15楼的下属公司之间，忙得焦头烂额。7个业务公司7个分会场，董办秘书一共就2个，他们需要参加每一场长达2小时的会议：听取业务经营情况分析、参与讨论并记录重要问题，并且在当天输出月度简报，因为次日一早，他们便要向董事长汇报。
　　这个月的会议场次和人员安排早在一周前便已敲定，5日一大早，整个董办便如临大敌。谁知一个意外情况，打乱了所有的计划。上午9点半，国家药监局飞检组突袭腾辉生物制药公司，检查组人员到了公司门口才通知负责人，要求接受对促红素（一种生物药）生产线的检查。本次检查的规格和要求都比平常要高，因此董事长程明也亲自参与。程明的业务活动，秘书小余是必须随行的，他不得不中断正在参加的化学药制品公司的会议。董办无人参会是不被允许的，否则次日无法向董事长汇报情况，可是此时几个秘书已经分身乏术，肖一南内心很焦急。
　　“肖总，我们这边正好是5分钟的茶歇时间，余秘书说他临时去参加程董的一个接待活动，您看您那边等会是谁来继续参会？”化药公司总经理秘书宋甜打来电话。
　　肖一南没有太多时间考虑，看了一眼正在复印资料的岑薇，决定让她去试一试。办公室里助理倒是有好几个，却没有一个像岑薇一样努力肯干又愿意学习的。有这样好的机会，但凡有点管理能力的部门领导，必定都愿意让岑薇这样的下属去尝试。岑薇有点惊讶、兴奋，而更多的是不安。代表董办参加下属公司的会议，与下属公司领导坐在一起讨论问题，第二天还要向董事长汇报，这样的事情别说她从来没做过，就是旁听也都是没有过的。可是机会就在眼前，是不顾一切去试一把，还是避免出糗就直接拒绝，岑薇内心挣扎了一下子，不过很快她便做出决定，要接受这次挑战。
　　岑薇飞奔到15楼的会场，5分钟的茶歇已经结束，参会人员陆续回到了座位。现场约有30位与会者，除了化药公司的中高层，还有总部企业管理中心、财务中心、拓展中心等职能部门的人员。因为下半场的议题是关键项目的重点和难点讨论，所以小组采用团队学习的形式进行讨论，最后每组排出代表陈述本组讨论出的解决方案。
　　参会者每6人一组被分成了5个小组，秘书作为董事长的代表无疑是在第一组的，同组的必定是下属公司总经理和副总经理。岑薇快步走到小余的名签旁，战战兢兢地坐下来。因宋甜已将董办参会的情况向化药公司总经理齐芳芳汇报过，简单打了招呼后，齐总便带领小组成员开始讨论，期间也并未询问岑薇有何想法，毕竟是助理临时代替秘书参会，她知道岑薇听着这些问题必定还是一头雾水的状态，不问她也就是不想让她难堪的意思。
　　本月化药公司遇到的难题是在研药进度几乎为零，临床试验在剂量方面与研究数据有差异。围绕这两个问题产生的原因和下一步解决方案，现场5个小组讨论得都很激烈。岑薇认真地聆听本组的讨论，笔尖在笔记本上飞驰，记录了不少她认为重要的观点。因为没经过秘书记录的训练和实践，听会抓不住重点是正常的，岑薇只能奋笔疾书，宁愿多记一些，明早鹦鹉学舌也罢，至少能将现场情况比较真实地向董事长呈现。待五个组全部陈述完后会议正式结束，岑薇的笔记本也已经记录了满满十页纸的内容。后面她要做的，就是听着会议录音，输出明早汇报用的月度简报。
　　回到办公室，岑薇照常先完成自己的岗位工作，下班了她才有空整理上半场关于经营情况的录音。要将一些重要信息譬如月度销售额、生产总量、成本数据、代理招募情况、在研药进度和临床试验进度等，一一摘录出来，写进简报里，这些是必须有的。上半场会议记录几乎可以模版化，没有什么难度。下半场的研讨才是难点，需要将所有组的观点分类整合。
　　一个问题，不同的人站在不同立场看便会得出不同的观点，比如谈到在研药进度缓慢时，有的小组认为是经费问题，有的小组认为是合作院校和研究机构的配合度不够，也有的小组认为是正常情况。通常秘书要做的除了转述他人的观点外，还要拿出自己观察员的专业观点对这些观点再进行分析。肖一南是没指望岑薇能像秘书一样完成这项工作的，已经做好了明早挨批的准备。
　　时间已经是晚上9点，岑薇还在回听下午的会议录音，对照着自己笔记本上密密麻麻的文字，她在总结分析研讨结果。虽然肖一南告诉她月报里可以没有分析，但她却要求自己必须要把这最后一步完成。要么不做，要做就要尽自己最大的努力做到最好，不然一整天的忙碌也就白费了。既然小余能做到，自己为什么就不行，没有谁天生能做好一件事，都是在一次又一次的实践中磨砺出来的。这是自己的第一次，也一定不会是最后一次。
　　这是一个不夜城，晚上10点的深圳灯火辉煌，如同早上10点一般明亮。走出写字楼的岑薇真正感受到了一种小有成就的喜悦，她完成了一份自认为还不错的答卷，等待着明天董事长的检阅。此刻她非常明确自己的目标，也更加坚定了实现目标的决心。一个人越是认为自己行，所表现出来的行为越是像一个成功者，也就越有可能去做更多成功的事情，从而改变自己的一生。

作者有话说

　　谢谢亲们的鼓励，我会坚持到底。